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PROCEDIMIENTO
Reporte de Siniestros ante la Compañía de Seguros
Versión 1
Código PSI-SAM-PR-021
Proceso Servicios Administrativos Estado VIGENTE
1. OBJETIVO
Reportar los siniestros que se presenten en la Administración Municipal e Instituciones Educativas  
2. ALCANCE
Inicia con el reporte del siniestro por parte del responsable ante la Oficina de Bienes y Servicios y finaliza cuando la compañía de seguros realiza el pago por indemnización o presenta la objeción si es del caso 
3. RESPONSABLE
Oscar Diego Arango
4. CONDICIONES GENERALES
Para que se de trámite a este procedimiento se debe generar el aviso del siniestro ante la Oficina de Bienes y Servicios por parte del responsable del bien y si es por accidente de tránsito con el reporte al numeral de la compañía de seguros. 
5. DEFINICIONES
5.1. SEGURO: El seguro es un contrato, en virtud del cual una persona jurídica llamada asegurador, asume, a cambio de una prima, un riesgo que le es trasladado por una persona natural o jurídica llamado tomador y en el cual éste tiene un interés asegurable, con el fin de indemnizarlo, en el evento de que ocurra la realización del riesgo.  
5.2. INTERMEDIARIOS DE SEGUROS: Son personas naturales o jurídicas autorizadas para ejercer una intermediación de seguros. Ellos se encargan de ofrecer asesoría, promover y conducir la celebración de pólizas de seguros de personas naturales o jurídicas que tienen necesidades de algún tipo de protección.  
5.3. ASEGURADO: El asegurado es el titular del interés, objeto del contrato de seguro, pudiendo ser una persona física o una persona jurídica, aunque en los seguros de personas, normalmente, tiene que ser una persona física.  
5.4. SINIESTRO: Es un hecho impredecible y aislado que supone un perjuicio o daño para una persona u organización.  
5.5. AVISO DE SINIESTRO: Documento por el que el asegurado comunica a su asegurador la ocurrencia de determinado evento cuyas características guardan relación, en principio, con las circunstancias previstas en la póliza para que se efectúa la indemnización.  
5.6. AMPARO O COBERTURA: Es el riesgo o evento que cubre el determinado seguro adquirido.  
5.7. LIQUIDACIÓN DE SINIESTRO: Se refiere al proceso mediante el cual se determina la ocurrencia del siniestro, si éste se encuentra cubierto por un seguro contratado y en caso afirmativo, cuánto es la indemnización o pago que corresponde.  
5.8. INDEMNIZACIÓN: Consiste en compensar económicamente los perjuicios causados, según la sentencia de que se trate  
5.9. OBJECIÓN: Son aquellas razones que tiene la aseguradora para negarse al pago de la indemnización, luego de que se le ha informado la ocurrencia del siniestro.  
5.10. DEDUCIBLE: Es el monto o porcentaje del daño indemnizable que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que por lo tanto, siempre queda a cargo del asegurado.  
5.11. TODO RIESGO DAÑOS MATERIALES: Su objeto es amparar todos los bienes inmuebles y muebles de propiedad del Municipio y de las Instituciones Educativas.  
5.12. PÓLIZA DE VIDA: Es un seguro que paga dinero por la muerte, incapacidad total y permanente o enfermedad grave del asegurado. Este dinero se paga a un beneficiario designado o al mismo asegurado.  
5.13. BENEFICIARIO: Es la persona empleada o pensionada, titular de un producto, bien o servicio que se obliga a atender a través de la modalidad de libranza o descuento directo  
5.14. INCAPACIDAD: Estado de inhabilidad física o mental que impide desempeñar en forma temporal o permanente, la profesión u oficio del trabajador.  
5.15. ENFERMEDADES GRAVES: Son aquellas enfermedades que, debido a su alcance y síntomas, supone un riesgo serio para la salud de la persona que la padece.  
5.16. RESOLUCIÓN: Acto administrativo, decisión o fallo de una autoridad gubernativa  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
REPORTE SINIESTROS VIDA
Se recibe solicitud de siniestro por MUERTE de funcionario, edil, concejal, deudor caja de la vivienda popular, estudiante, pensionado.
Beneficiarios/Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros
. Carta de solicitud
. Copia de documento de identidad
. Certificado de defunción
. Historia clínica
. Documentos de beneficiario (cc y certificación bancaria)
. Certificado de deuda (deudor caja de la Vivienda Popular)
. Registro de beneficiarios (pensionado)
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros VIDA y en archivo digital
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten a los beneficiarios.
3. Se recibe liquidación por la indemnización del siniestro, documentos que deben ser diligenciados por el beneficiario, se solicitan y se remiten a la compañía de seguros ** si la indemnización es superior a 12 SMLMV se deben autenticar los documentos.
4. Se recibe correo de confirmación de pago del siniestro. Se archiva en el expediente físico y digital.
Se recibe solicitud de siniestro por INCAPACIDAD TOTAL Y PERMANENTE de funcionario, edil, concejal, deudor caja de la vivienda popular, estudiante, pensionado.
Asegurado /Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros
. Carta de solicitud
. Copia de documento de identidad
. Historia clínica
. Certificado de calificación médica
. Certificación bancaria del asegurado
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros VIDA y en archivo digital.
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten al asegurado.
3. Se recibe liquidación por la indemnización del siniestro, documentos que deben ser diligenciados por el beneficiario, se solicitan y se remiten a la compañía de seguros ** si la indemnización es superior a 12 SMLMV se deben autenticar los documentos
4. Se recibe correo de confirmación de pago del siniestro. Se archiva en el expediente físico y digital.
Se recibe solicitud de siniestro por ENFERMEDADES GRAVES de funcionario.
Asegurado /Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros
. Carta de solicitud
. Copia de documento de identidad
. Historia clínica
. Certificación bancaria del asegurado
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros VIDA y en archivo digital.
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten al asegurado.
3. Se recibe liquidación por la indemnización del siniestro, documentos que deben ser diligenciados por el asegurado, se solicitan y se remiten a la compañía de seguros ** si la indemnización es superior a 12 SMLMV se deben autenticar los documentos.
4. Se recibe correo de confirmación de pago del siniestro. Se archiva en el expediente físico y digital.
REPORTE SINIESTROS RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS
Se recibe solicitud de siniestro por caso de RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS.
Asegurado /Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros la solicitud
. Carta de solicitud
. Auto de apertura del proceso
. Auto de notificación de la apertura del proceso
. Copia de cédula del asegurado
. Resolución de nombramiento
. Certificación laboral (cargo, fecha de ingreso y funciones)
. Propuesta de honorarios del abogado por etapas (cotización gastos de defensa por etapas, copia de la tarjeta profesional, del RUT y de la cédula de ciudadanía del abogado)
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS y en archivo digital.
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten al asegurado.
3. Se recibe liquidación para pago de anticipo al apoderado que deben ser diligenciados por él y se remiten a la compañía de seguros.
4. Se recibe correo de confirmación de pago del anticipo. Se archiva en el expediente físico y digital.
Se recibe solicitud de siniestro por caso de RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS - SUPERVISORES
Asegurado /Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros
. Carta de solicitud
. Auto de apertura del proceso
. Auto de notificación de la apertura del proceso
. Copia de cédula del asegurado
. Resolución de nombramiento
. Certificación laboral (cargo, fecha de ingreso y funciones)
. Propuesta de honorarios del abogado por etapas (cotización gastos de defensa por etapas, copia de la tarjeta profesional, del RUT y de la cédula de ciudadanía del abogado)
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros RESPONSABILIDAD CIVIL SERVIDORES PÚBLICOS - SUPERVISORES y en archivo digital.
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten al asegurado.
3. Se recibe liquidación para pago de anticipo al apoderado que deben ser diligenciados por él y se remiten a la compañía de seguros.
4. Se recibe correo de confirmación de pago del anticipo. Se archiva en el expediente físico y digital.
REPORTE SINIESTROS AUTOMOVILES - MOTOS
Se realiza el reporte de siniestro al # de la compañía de seguros con que se tenga el contrato de seguros, en esta llamada se asigna el taller respectivo
Conductor del vehículo o motocicleta/ /Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros
. Carta de solicitud, informado modo, tiempo y lugar de los hechos
. Copia de documento de identidad del conductor (CC y licencia de conducción)
. Copia documentos del automóvil y/o moto (Tarjeta de propiedad y soat)
. Croquis (Si aplica)
. Registro fotográfico
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros AUTOS y en archivo digital.
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten a los conductores.
a. Si se presenta pérdida total del vehículo se recibe formato de liquidación, el cual debe ser firmado por el Secretario de Servicios Administrativos, adjuntando certificación bancaria del Municipio para el pago respectivo, se remiten vía correo electrónico.
4. Se recibe confirmación de pago del área de Tesorería, se remite oficio a Tesorero, Contador y Secretario de despacho de origen del bien, con el fin de informar del pago del siniestro para su aplicación contable.
5. Se procede a dar de baja definitiva del inventario con el soporte de pago de la indemnización.
b. Si se presenta pérdida parcial la aseguradora envía correo en el cual informa que el vehículo está reparado.
TODO RIESGO DAÑO MATERIAL
REPORTE SINIESTROS HURTO O PERDIDA
Se recibe solicitud por parte del responsable del bien. Funcionario o rector del colegio


Responsable del bien/ /Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros
. Carta de solicitud, informado modo, tiempo y lugar de los hechos
. Copia de denuncia ante Fiscalía (en caso de pérdida o hurto)
. Copia acta de inventario y/o custodia
. Dos cotizaciones de un bien igual o de similares características
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros TODO RIESGO DAÑO MATERIAL y en archivo digital.
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten a los responsables.
a. Si el bien es de propiedad del Municipio
3. Se recibe liquidación por la indemnización del siniestro, documentos que deben ser diligenciados por el Secretario de Servicios Administrativos se solicitan y se remiten vía correo electrónico a los intermediarios de seguros.
4. Se recibe confirmación de pago del área de Tesorería, se remite oficio a Tesorero, Contador y Secretario de Educación, con el fin de informar del pago del siniestro para su aplicación contable.
5. Se procede a dar de baja definitiva del inventario con el soporte de pago de la indemnización.
b. Si el bien es de propiedad de la Institución Educativa
3. Se recibe liquidación por la indemnización del siniestro, documentos que deben ser diligenciados por el Secretario de Servicios Administrativos y el rector del colegio con la certificación bancaria correspondiente y se remiten vía correo electrónico a los intermediarios de seguros.
4. Se recibe confirmación de pago del área de Tesorería, se remite oficio a Tesorero, Contador y Secretario de despacho de Educación y rector, con el fin de informar del pago del siniestro para su aplicación contable.
5. Se procede por parte de la Institución Educativa a dar de baja definitiva del inventario con el soporte de pago de la indemnización
REPORTE SINIESTROS POR DAÑO
Se recibe solicitud por parte del responsable del bien. Funcionario o rector del colegio
Responsable del bien/ /Auxiliar administrativo de la oficina de Bienes y Servicios/Intermediarios de seguros
. Carta de solicitud, informado modo, tiempo y lugar de los hechos
. Copia de denuncia (si se trató de un hecho delictivo)
. Informe técnico si se trata de un daño
. Copia acta de inventario y/o custodia
. Dos cotizaciones de un bien igual o de similares características
1. El auxiliar administrativo de la Oficina de Bienes y Servicios recibe los documentos y los remite vía correo electrónico a los intermediarios de seguros. Guardando los documentos físicos en la carpeta de siniestros TODO RIESGO DAÑO MATERIAL y en archivo digital.
2. La compañía envía solicitudes de información y se remiten a los responsables.
a. Si se trata de un daño reparable
3. Se recibe liquidación por la indemnización del siniestro, documentos que deben ser diligenciados por el proveedor, es decir quién reparará el bien. Se solicita factura y certificación bancaria para el pago correspondiente.
a. Si se trata de un daño irreparable
5. Se recibe formato de liquidación, el cual debe ser firmado por el Secretario de Servicios Administrativos, adjuntando certificación bancaria del Municipio para el pago respectivo.
6. Se recibe confirmación de pago del área de Tesorería, se remite oficio a Tesorero, Contador y Secretario de despacho de origen del bien, con el fin de informar del pago del siniestro para su correspondiente aplicación contable.
7. Se procede a dar de baja definitiva del inventario con el soporte de pago de la indemnización.
SEGUIMIENTO A SINIESTROS
Intermediarios de seguros/Auxiliar administrativo Oficina de Bienes y Servicios/Profesional Universitario Oficina de Bienes y Servicios
. Acta de reunión para seguimiento a próximo comité con los compromisos adquiridos.
Se realiza comité de seguros mensual, en el cual se informa del estado actual de cada uno de los siniestros.
REPORTE A OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Auxiliar administrativo/ Profesional Universitario Oficina de Bienes y Servicios
. Oficio remisorio y archivo electrónico.
Se remite mensualmente a la Oficina de Control Interno Disciplinario oficio reportando los siniestros de hurto, pérdida, daño o de automóviles ocurridos durante el mes, con información referente a fecha de ocurrencia del siniestro, fecha de reporte, descripción del siniestro, lugar del siniestro, responsable del bien reportado y estado actual del mismo.
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: DEISY DELGADO GÓMEZ
Cargo: Auxiliar Administrativo
Fecha: 05/Ene/2023
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 05/Ene/2023

 
Nombre: Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 05/Ene/2023

 
Nombre: Oscar Diego Arango
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 06/Ene/2023